28-09-2018 / blog / Michiel Croon

Samenwerken is kinderspel

Verbaasde ogen kijken elkaar aan. Sommige deelnemers zijn zelfs een beetje vertwijfeld. “Is dit nou echt?” zie ik ze denken. Ik heb ze zojuist bewust een veel te beknopte opdracht gegeven: jullie werken allemaal bij een autofabrikant. Ik ben jullie klant, lever mij over drie kwartier zeven auto’s aan.

 

De achterliggende bedoeling is dat de deelnemers vandaag in tweeëneenhalf uur worden ondergedompeld in het belang van procesmatig werken en klantgerichtheid. Dit helpt de deelnemers om hun “huis” beter op orde te krijgen en zich zo voor te bereiden op het moment dat een aantal uitvoerende taken worden uitbesteed aan een nog te selecteren leverancier.

 

De doos met (lego)materiaal voor het maken van de auto’s heb ik bewust met net-iets-teveel lawaai over de tafel leeggestrooid. “Succes allemaal”, mijn laatste woorden voordat ik glimlachend besluit te gaan oefenen op de kracht der stilte. Met een kleine zucht besluit één van de deelnemers om de lego blokjes dan maar te gaan sorteren. Een te verwachten reactie. In de evaluatie na afloop verwijs ik naar deze actie als voorbeeld van configuratie beheer. Een tweede collega begint de zwarte bandjes om de witte velgen te doen: dat is altijd goed. Zo hebben we vanzelf een magazijnbeheerder en een productiemedewerker.

 

Voordat ze zichzelf echt gaan organiseren doe ik luidkeels een telefoon na. Ik moet drie keer hard “Tring” roepen voordat iemand de tegenwoordigheid van geest heeft om op te nemen met de onsterfelijke tekst “hallo?”. Pas vier telefoontjes later zullen ze bij het opnemen netjes “met de helpdesk” roepen. Ik meld deze keer een lekke band op de auto die ik al eerder van ze heb gekocht. De komende 45 minuten volgen er nog de nodige kapotte ramen, lampen en bumpers zodat het productieproces van de deelnemers niet al te gemakkelijk verloopt. Met elk telefoontje zijn ze genoodzaakt om met elkaar te overleggen en mij een of meer reserve onderdelen op te sturen.

 

In zijn enthousiasme om de Lego auto’s in elkaar te zetten valt een van de deelnemers bijna van zijn stoel. Ha, een mooie gelegenheid om te improviseren. Ik bel direct de helpdesk en zeg dat ik, als klant, een gerucht heb gehoord over een bedrijfsongeval. In verband met een auditor die bij mij langskomt vraag ik om een toelichting op de veiligheidsprocedures van mijn leverancier. Ik weet van te voren al dat ik de lachers op mijn hand heb. Tegelijk wordt er serieus gereageerd want de deelnemers beginnen zich te realiseren dat ik hun productieproces structureel in de war schop.

 

Als het eerste autootje klaar is wordt deze meteen aan mij geleverd door de groep. Hmmm, moet ik het bij de evaluatie straks toch even met ze hebben over het belang van release management. Nu besluit ik er eerst maar schaamteloos gebruik van te maken door het aantal incidenten dat ik meldde over de enige auto die ik eerder bezat te verdubbelen. Om te beginnen meld ik drie lekke banden, twee kapotte voorruiten, een voor- en achterlicht dat niet meer werkt en een gebroken bumper. Met deze big bang maak ik een einde aan de simulatie.

 

Uit de evaluatie blijkt al snel dat de deelnemers veel situaties herkennen uit hun dagelijks werk: het bouwen van nieuwe auto’s (changes), het afhandelen van storingen op de al verkochte auto (incidenten) en het achterhalen van veiligheids-procedures. En dat allemaal gericht op het bouwen met Lego. Maar het zijn ook situaties die elke dag voorkomen in een datacenter. En als medewerker van een Managed Services bedrijf dat dagelijks diensten levert aan klanten kan ik die situaties goed met ze doornemen. Ik voorzie ze van de juiste praktijkvoorbeelden die ik zelf bij klanten mocht implementeren en de resultaten die daar uit voort kwamen. Het is mooi om  dit keer een klant te begeleiden die een aantal percelen zal uitbesteden aan een nog te kiezen leverancier. Vaak sta ik aan de andere (ontvangende) kant als een van die leveranciers.

 

We eindigen de workshop met een levendige discussie over het belang van rapporteren en de manier waarop je daarmee een begin kan maken. Mijn pleidooi om met rapporteren te beginnen voordat je gaat verbeteren valt goed. Dat klinkt eenvoudig maar ik kom weinig organisaties tegen die dat doen. Meestal gaat dat andersom.

 

Na bijna drie uur houden we het met zijn allen voor gezien. Moe maar voldaan rest ons nog elkaar een fijne middag toe te wensen. Volgende week gaan we door over rapportage, besturing en procesverbetering. Nu eerst naar huis, kijken wat mijn zoon daar vandaag voor Lego bouwwerk heeft neergezet.

 

Michiel Croon
Een ding is zeker.
Er kan meer dan je denkt.
Bel Michiel Croon +31 (0)6 29 52 74 49